1. Microsoft Office Office 365'ten SharePoint'te Nasıl İşbirliği Yapılır

Peter Weverka adlı geliştiriciden

SharePoint, Microsoft’un web tabanlı ekip işbirliği platformudur. İşletmeler belgeleri depolamak, projeleri yönetmek ve iş arkadaşlarınızın birbirleriyle işbirliği yapmalarına izin vermek için SharePoint Online'ı kullanır.

SharePoint Online her yerde her zaman mevcut değildir (her yerde bulunur veya bulunur), ancak olmaya çalışır. SharePoint Online sitelerine, masaüstü bilgisayar, dizüstü bilgisayar, tablet cihaz veya akıllı telefondan her yerden erişilebilecek şekilde tasarlanmıştır. Kullandığınız cihaz ne olursa olsun, içeriğin erişilebilir ve kullanıcı dostu olması gerekir.

Bu makalede, SharePoint Online tanıtılmakta, bir ekip sitesinde yolunuzu nasıl bulacağınız, belge kitaplıklarındaki dosyaları nasıl yükleyeceğiniz ve bu kitaplarla nasıl çalışacağınız, iş arkadaşlarınızla dosya paylaşabileceğiniz, dosyaları eşitleyebileceğiniz ve Office 365 profilinizi nasıl güncelleyeceğiniz anlatılmaktadır.

Ekip sitelerine giriş

SharePoint ekip sitesi, iş arkadaşlarının aynı dosyalar üzerinde çalışabileceği, projeleri izleyebileceği ve birbirleriyle etkileşime girebileceği ortak çalışma çalışma alanıdır.

Şekilde, Office 365 penceresinde tipik bir SharePoint Online ekip sitesi gösterilmektedir. Bu siteler, site yöneticilerinin bunları nasıl ayarladığına bağlı olarak farklı görünebilir, ancak ortak olarak aynı araçlara sahiptir. Ekip sitesi, Office 365 uygulamalarını açma, dosya yükleme ve indirme ve iş arkadaşlarınızla işbirliği yapma olanağı sağlar. Bu sayfalar bir ekip sitesine nasıl giriş yapılacağını ve ekranda nasıl yol bulacağınızı açıklar.

SharePoint Online ekip sitesi

Bir ekip sitesine giriş yapma

Bir SharePoint ekip sitesinde oturum açmak için bir parola ve ağ adresinizin olması gerekir. Bu öğeleri arkadaş canlısı mahalle sistem yöneticinizden alacaksınız. Bir SharePoint ekip sitesinde oturum açmak için şu adımları izleyin:

  1.  Bir web tarayıcısı açın ve kuruluşunuzun ekip sitesine gidin. Ekip sitenizin web adresinin görünümü, şirketinizin kendi alan adını (şirket.com gibi) veya Office 365 varsayılan adlandırma biçimini (şirketiniz.sharepoint.com gibi görünen) kullanmasına bağlıdır.  Kimlik bilgileri istenirse, kullanıcı adınızı girin, şifrenizi girin ve Tamam'ı tıklayın. Bundan sonra ne olacağı, yerel (şirket içi) ortamınızın nasıl göründüğüne ve yöneticinin SharePoint'i nasıl yapılandırdığına bağlıdır. Kullanıcı adınızı ve şifrenizi girmek zorunda kalmadan ekip sitesine inebilirsiniz.

SharePoint Online ekip sitesinde yolunuzu bulma

Tipik bir Sharepoint ekip sitesini gezerken önceki şekle bakın:

  • Uygulama Başlatıcı: Office 365 Web uygulamalarını başlatmak için. Görünüşünden dolayı bazen waffle menüsü denir. Bildirimler: Yönetici ve kullanıcı tanımlı uyarıları almak için. Ayarlar: Kullanıcı ayarlarını değiştirmek için. Hangi seçenekleri alacağınız ayrıcalık seviyenize bağlıdır. Kullanıcı menüsü: Oturum açmak, oturumu kapatmak ve profilinizi görüntülemek için. Site araması: Sitedeki içeriği bulmak için. Gezinme bölmesi: Ekip sitesinde popüler içeriğe erişmek için. Genellikle bir site yöneticisi Gezinti bölmesinde ne görüneceğini belirler. Listeler: Proje iş kalemleri ve genel amaçlı “yapılacaklar” öğeleri dahil yapılması gereken görevleri listelemek için. SharePoint, birçoğu belirli SharePoint kullanıcılarına liste öğeleri atamanıza izin veren farklı türde listeler için önceden oluşturulmuş şablonlar sunar. Belge kitaplıkları: Sizin ve diğer ekip üyelerinin açabileceği ve üzerinde çalışabileceğiniz dosyaları barındırmak için.

SharePoint sitesi diğerleri gibi bir web sitesidir. Tarayıcınızda SharePoint'te sık ziyaret ettiğiniz yerlere yer imleri oluşturabilirsiniz.

Belge kitaplıklarıyla çalışma

Belge kitaplığı, bir SharePoint sitesindeki temel veri deposudur. Word belgesinin sizi aldatmasına izin vermeyin. Herhangi bir dosya türünü belge kitaplığında saklayabilirsiniz.

İşbirliği amacıyla dosyaları saklamak için belge kitaplığını kullanın. Bu sayfalar, belge kitaplığında dosyaların nasıl açılacağını, dosyaların nasıl yükleneceğini, dosyaların birlikte düzenleneceğini ve dosyaların nasıl paylaşılacağını açıklar.

Belge kitaplığında dosya açma

Bir dosyayı bulmak ve açmak için şu adımları izleyin:

  1.  Açmak istediğiniz dosyayı bulmak ve seçmek için Gezinme çubuğunu kullanın. Yönetici, Ekip sitesi ana sayfasındaki veya sitenin başka bir yerindeki belge kitaplığına bir kısayol yerleştirmiş olabilir.  Açmak istediğiniz dosya adının yanındaki Aç düğmesini (üç nokta) tıklayın. Gösterildiği gibi bir açılır pencere görünür. Doğru dosyayı açtığınızdan emin olmak için dosyanın önizlemesini gösterir.  Diğer İşlemler düğmesini tıklayın (tekrar üç nokta). Şekilde, Diğer İşlemler düğmesinin bulunduğu yer gösterilmektedir. Gösterildiği gibi, dosyayla yapabileceğiniz tüm olası eylemleri içeren bir açılır menü görüntülenir.  Dosyayı aç. Dosyayı bir Office masaüstü uygulamasında veya bir Office Web Uygulamasında açabilirsiniz:
  • Office masaüstü uygulaması: Açılır menüden ilk seçeneği belirleyin. Örneğin, bir Word belgesiyle uğraşıyorsanız, Word'de Aç'ı seçin. Dosya, bilgisayarınıza çalışabilmeniz için bilgisayarınıza indirilir. Bilgisayarınızdaki dosyada yaptığınız değişiklikler otomatik olarak SharePoint'te depolanan kopyaya yüklenir. Office Web Uygulaması: Açılır menüdeki ikinci seçeneği, adında çevrimiçi sözcük olan seçeneği seçin. Dosyayı düzenleyebilmeniz için bir Web Uygulaması açılır.
SharePoint belge kitaplığı

İşte bir kısayol: Bir dosyayı Office Web App'te açmak için bir belge kitaplığındaki adını tıklamanız yeterlidir.

Aynı dosyada iş arkadaşlarınızla nasıl çalışılır

Bazen bir dosyayı açmaya çalıştığınızda bunu yapamazsınız çünkü biri önce oraya gelir. Yöneticiler bir dosyayı aynı anda birden fazla kişinin düzenleyip düzenleyemeyeceğine karar verir.

Bir dosya birden fazla düzenleyiciye izin veriyorsa, şu anda düzenlenmekte olan bir dosyayı açmak ve kendi katkılarınızı yapmak için şu adımları izleyin:

  1.  Belge kitaplığında bir dosya açın. Bu bölümdeki önceki başlıkta bir dosyanın nasıl açılacağı anlatılmaktadır. Aşağıdaki şekilde, Word Web App'te açık olan bir Word dosyası gösterilmektedir.  Dosyanın bir iş arkadaşı tarafından düzenlendiğini belirten işaretlere bakın. Gösterildiği gibi, Word Web App dosya üzerinde çalışan başkalarının adını (veya adlarını) söyler. Dikkatlice bakarsanız, diğer editörlerin imleç konumunu da görebilirsiniz. SharePoint, aynı dosya üzerinde birden fazla kişinin birlikte çalışmasına izin vermek için mükemmeldir.  Dosyada editoryal değişikliklerinizi yapın.  Düzenlemeyi bitirdiğinizde, ekip sitesine geri dönmek için web tarayıcısının Geri düğmesini veya Office 365 Uygulama Başlatıcı'yı tıklayın. Bir dosyadaki değişiklikleri kaydetme konusunda endişelenmeyin. Office 365 değişikliklerinizi otomatik olarak kaydeder.
SharePoint Online'da birlikte düzenleme

Belge kitaplığına dosya yükleme

Bilgisayarınızdan bir SharePoint Online belge kitaplığına dosya yüklemek için şu adımları izleyin:

  1.  SharePoint'te, dosyayı yüklemek istediğiniz belge kitaplığına gidin.  Yükle'yi tıklayın. Aşağıdaki şekilde gösterildiği gibi, Belge Ekle iletişim kutusu belirir. Belge kitaplığında Yükle düğmesini görmüyorsanız yöneticinizle görüşün. Dosya yükleme izniniz olmayabilir.  Belge Ekle iletişim kutusunda Dosyaları Seç düğmesini tıklatın.  Aç iletişim kutusunda, yüklemek istediğiniz dosyayı seçin ve Aç'ı tıklatın. Aç iletişim kutusunda birden fazla dosya seçerek birden fazla dosya yükleyebilirsiniz.  Belge Ekle iletişim kutusunda, gerekirse sürüm yorumlarını girin. SharePoint, aynı belgenin birden çok sürümünü depolayacak şekilde yapılandırılabilir. Yöneticiniz, yüklediğiniz dosyayı tanımlamak için yorum girmenizi isteyebilir.  Tamam'ı tıklayın. Siz oradayken, yüklediğiniz dosyanın belge kitaplığında görünüp görünmediğine bakın.
belge kitaplığına yükleme

Dosya yüklemek için, bilgisayarınızdaki Dosya Gezgini penceresinden bir veya daha fazla dosyayı sürükleyip bir belge kitaplığına bırakabilirsiniz. Ne kadar uygun!

İş arkadaşlarınızla dosya paylaşma

SharePoint terminolojisinde paylaşım, iş arkadaşlarınızı düzenleyebilecekleri bir dosyadan haberdar etmek anlamına gelir. Bir dosyayı paylaştıktan sonra, iş arkadaşlarını dosyanın paylaşıldığını e-postayla uyarabilirsiniz. Bazen yöneticiler birisinin dosya paylaşmasına izin vermez, ancak dosya paylaşabiliyorsanız bir dosyayı iş arkadaşınızla paylaşmak için aşağıdaki adımları izleyin:

  1.  Paylaşmak istediğiniz dosyayı bulun ve Aç düğmesine tıklayın. Aç düğmesini bulmak için dosya adının yanındaki üç noktayı arayın. Bir açılır pencere görünür.  Açılır pencerenin altındaki Paylaş'ı tıklayın. Gösterildiği gibi Paylaş iletişim kutusunu görürsünüz. ofis-davet-işbirliği Bir iş arkadaşını dosya üzerinde ortak çalışmaya davet etme.  Dosyayı paylaşmak istediğiniz kişinin adını girin. SharePoint yazmaya başlar başlamaz bir açılır liste açar. Listeden bir ad seçebilirsiniz.  Açıklayıcı bir mesaj girin. Dosyanın ne olduğunu ve neden paylaşmak istediğinizi açıklayabilirsiniz.  Oturum Açmayı Gerektir seçeneğini belirleyin veya seçimini kaldırın. Dosyayı kuruluşunuz dışındaki kişilerle paylaşmak istiyorsanız Oturum Açmayı İste seçeneğinin işaretini kaldırın. Normal işletme kullanımı için, dosyayı yalnızca ekip sitesi üyelerinin görüntüleyebildiğinden emin olmak için bu seçeneği belirleyin.  E-posta Davetiyesi Gönder seçeneğini belirleyin.  Paylaş düğmesine tıklayın.

Aşağıdaki şekilde, bir paylaşım mesajının onu alan kişiye nasıl göründüğü gösterilmektedir. Alıcı dosyayı açmak ve üzerinde çalışmak için Aç düğmesini tıklatabilir.

Bir dosyayı paylaşma daveti.

Dosyaları çevrimdışı görüntüleme

Bilgisayarınız zaman zaman SharePoint Online portalına erişemez. Örneğin, bir uçakta olduğunuzu ve bazı iş dosyalarını güncellemeniz gerektiğini ancak SharePoint'e bağlı olmadığınızı düşünün. Bu çevrimdışı belge erişimi sorununu çözmek için Office 365 bize dosyaları senkronize etme fırsatı verir. Senkronizasyon, yerel bilgisayarınızdaki SharePoint tabanlı dosyalara erişmenizi sağlar ve İnternet bağlantısı konusunda endişelenmenize gerek yoktur. İnternete yeniden bağlandıktan sonra (uçak iniş yaptıktan sonra) OneDrive, dosyaları çevrimiçi meslektaşlarıyla senkronize eder.

OneDrive'ın, her biri bir SharePoint Online belge kitaplığında depolanan bir kopya ve bilgisayarınızda yerel olarak depolanan diğer kopya olmak üzere iki kopyayı senkronize ettiğini anlamak önemlidir.

SharePoint dosyalarını OneDrive'da aynı ada sahip dosyalarla eşitlemek için şu adımları izleyin:

  1.  SharePoint'te, bilgisayarınızla eşitlemek istediğiniz belge kitaplığını bulun. Her ekip sitesi belge kitaplığını senkronize etmeniz gerekmez. Yalnızca çevrimdışı erişebilmek istediğiniz dosyaları senkronize edin.  Belge kitaplığı menüsünden Senkronize Et'i tıklayın. Aşağıdaki şekilde Eşitle düğmesinin bulunduğu yer gösterilmektedir. Açılır bir bildirim, SharePoint'in belge kitaplığı içeriğini indirdiğini ve OneDrive İş istemcinizle senkronize ettiğini bildirir.  Windows 10 görev çubuğunun bildirim alanından OneDrive simgesini tıklatın. Gösterildiği gibi, bu simge bir bulut gibi görünür. Yakın zamanda senkronize edilen dosyaların bir listesi görünür, bu durumda belge kitaplığındaki dosyalar.  Yerel dosya kopyalarınızı görüntülemek için OneDrive penceresinden Klasörü aç'ı tıklatın. Şu andan itibaren, bu dosyalar üzerinde yerel olarak veya doğrudan SharePoint'ten çalışabilirsiniz. OneDrive, senkronizasyondaki tüm değişiklikleri otomatik olarak tutar.

Office 365'i daha ayrıntılı inceleme

Office 365, profilinizi güncellemek ve ekip üyeleriyle daha iyi iletişim kurmak için Delve ekranı sunar. Kuruluşunuzun boyutuna bağlı olarak, Office 365 profilinizin güncel olduğundan emin olmak çok yardımcı olabilir. İş arkadaşları, bir projeye uygun olup olmadığınızı görmek için Office 365 profilinize bakabilir. Sizi nasıl bulacağınızı keşfetmek için profilinize bakabilirler. Delve ekranı, ekibinizle iletişim kurmanın uygun bir yolunu sunması nedeniyle biraz sosyal medya portalı gibidir.

Office 365'i daha ayrıntılı incelemek için şu adımları izleyin:

  1.  SharePoint Online'da, Kullanıcı menüsünü açın ve Profilim'i tıklatın. Kullanıcı menüsü Office 365 ekranının sağ üst köşesinde bulunur. Delve ekranı gösterildiği gibi açılır.  Profilinizi güncellemek ve iş arkadaşlarınızla etkileşimde bulunmak için Delve ekranındaki kontrolleri kullanın. İş arkadaşlarınız için kendinizi daha sunum yapabilmek için bu ekranı özelleştirebilirsiniz.  Değişikliklerinizi yapmayı bitirdiğinizde Profili Güncelle'yi tıklayın.